Enviar un correo importante y conservar evidencia
Conserva evidencias del contenido enviado y de los eventos de transmisión registrados por el servicio.
Solución recomendada
Correo electrónico certificado
Comunicaciones empresariales con evidencia electrónica
Notificaciones electrónicas para empresas en Colombia
Envía comunicaciones electrónicas certificadas y conserva evidencias sobre el contenido, el envío y los eventos de entrega, de acuerdo con las características del servicio. Dale más trazabilidad a tus comunicaciones comerciales y administrativas.
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¿Para qué sirve una notificación electrónica?
Es una comunicación digital cuyos eventos pueden quedar respaldados por evidencias electrónicas. Dependiendo del servicio, estas permiten comprobar qué se envió, en qué momento y qué ocurrió durante la entrega o el acceso del destinatario.
Las empresas las utilizan para dejar constancia de mensajes importantes dirigidos a clientes, colaboradores, proveedores y otras partes de una relación comercial o laboral.
Cada comunicación necesita un nivel de evidencia diferente. Por eso puedes elegir entre correo certificado, SMS y otras soluciones, según tu proceso.
¿Qué información puede quedar registrada?
- Constancia del envío
- Contenido de la comunicación
- Eventos asociados a la entrega
Las evidencias generadas dependen del canal y de los eventos que registre cada servicio.
¿Cuándo le conviene a tu empresa certificar una comunicación?
Cuando debes comunicar información relacionada con obligaciones, plazos o reclamaciones, un servicio certificado puede ayudarte a conservar evidencias y documentar lo sucedido durante la comunicación.
Comunicaciones de talento humano
Comparte avisos laborales, acuerdos, documentos y cambios de condiciones con un registro de las comunicaciones.
Cartera y gestión de cobros
Envía recordatorios de pago, requerimientos y comunicaciones de cartera con evidencias del proceso.
Contratos y relaciones comerciales
Deja constancia de cotizaciones, contratos, renovaciones o cambios de condiciones comerciales comunicados.
Facturación y trámites administrativos
Notifica facturas, vencimientos, documentos y novedades administrativas con seguimiento de los envíos.
Servicio al cliente y gestión de casos
Envía respuestas a solicitudes, cambios de servicio y comunicaciones asociadas a peticiones o reclamos.
Comunicaciones con proveedores
Comparte instrucciones, modificaciones contractuales y solicitudes de documentos con trazabilidad.
Una alternativa para cada comunicación
¿Qué tipo de notificación necesita tu empresa?
Elige el canal y el nivel de evidencia adecuados a tu operación y al contenido que necesitas comunicar.
Enviar un SMS con registro de entrega
Envía mensajes de texto y obtiene registros del envío y la entrega, según los eventos disponibles.
Solución recomendada
SMS certificado
Conocer si un documento fue abierto
Comparte documentos mediante un enlace y genera evidencias de los accesos que se registren.
Solución recomendada
Openum
Dejar constancia de una conversación telefónica
Realiza llamadas y registra evidencias de la conversación con la funcionalidad disponible.
Solución recomendada
Llamada certificada
Registrar la recepción de documentos
Facilita la recepción de información y conserva constancia del proceso de entrada.
Solución recomendada
Recepción certificada
Enviar documentos con el servicio europeo eIDAS
Servicio cualificado de entrega electrónica certificada bajo eIDAS, aplicable al marco europeo. No implica por sí mismo equivalencia con una notificación oficial colombiana.
Solución recomendada
Openum eIDAS - Entrega electrónica cualificada
Beneficios de certificar las comunicaciones de tu empresa
La notificación electrónica facilita el envío, la trazabilidad y el archivo de comunicaciones importantes, sin depender de procedimientos completamente manuales.
Evidencias de tus envíos
Conserva los registros del servicio para consultar posteriormente cómo se gestionó la comunicación.
Gestión más rápida
Reduce tareas de envío y seguimiento que antes se realizaban de forma manual.
Trazabilidad de cada proceso
Consulta los eventos registrados y organiza mejor el seguimiento de mensajes importantes.
Integración con tus herramientas
Conecta tus procesos con servicios de mensajería y notificación a través de API.
Canales para cada necesidad
Elige entre correo electrónico, SMS y otras opciones según lo que necesites documentar.
Archivo de las comunicaciones
Mantén disponibles las evidencias asociadas a tus comunicaciones para futuras consultas.
Notificaciones electrónicas para distintos sectores
Conoce ejemplos de comunicaciones empresariales que pueden beneficiarse de un registro verificable.
Servicios jurídicos
Documenta comunicaciones entre firmas de abogados, clientes y empresas mediante registros electrónicos.
- Requerimientos de pago
- Comunicaciones relacionadas con reclamos
- Invitaciones a negociación
- Avisos contractuales
Sector salud
Apoya la comunicación con pacientes y personal de salud con canales que permiten seguimiento.
- Citas y recordatorios
- Comunicaciones de consentimiento informado, cuando proceda
- Documentos y resultados de atención
- Avisos a pacientes
Servicios bancarios y financieros
Gestiona avisos contractuales y operativos mediante comunicaciones digitales trazables.
- Vinculación y contratación
- Cambios de condiciones
- Fechas de pago y vencimiento
- Comunicaciones exigidas por el regulador, si se admite el canal
Seguros
Agiliza avisos relacionados con pólizas, renovaciones y atención de siniestros.
- Emisión y renovación de pólizas
- Cambios en coberturas
- Seguimiento de siniestros
- Requerimientos documentales
Talento humano
Organiza comunicaciones con colaboradores durante sus procesos laborales.
- Contratos y acuerdos laborales
- Cambios de condiciones de trabajo
- Comunicaciones internas
- Avisos de terminación contractual
Sector inmobiliario y arrendamientos
Envía comunicaciones entre propietarios, arrendatarios y administradores con mayor trazabilidad.
- Contratos de arrendamiento
- Renovaciones de contratos
- Requerimientos de pago
- Modificaciones de acuerdos
Preguntas frecuentes sobre notificaciones electrónicas
Resolvemos tus dudas
Es una comunicación enviada por un canal electrónico que permite generar registros verificables del envío, el contenido u otros eventos, de acuerdo con las funciones de la solución utilizada.
Un correo convencional no siempre genera evidencias independientes sobre el contenido y los eventos de entrega. Un servicio certificado agrega mecanismos de registro y conservación.
Depende del mensaje, de su destinatario y de qué necesitas demostrar. Puedes elegir correo electrónico certificado, SMS certificado u otras alternativas según tus requisitos.
En Colombia, la Ley 527 de 1999 regula los mensajes de datos y reconoce que no se les pueden negar efectos jurídicos solo por estar en formato electrónico. Sin embargo, el valor de cada evidencia y la eficacia de una notificación dependen del procedimiento, del servicio y de las normas aplicables. No todas las notificaciones certificadas sustituyen notificaciones formales exigidas por ley.
Sí. Los servicios pueden integrarse con aplicaciones empresariales mediante API, según las funcionalidades disponibles en cada solución.
Sí, puedes gestionar comunicaciones a destinatarios en distintos mercados, sujeto a las capacidades del servicio y a las reglas aplicables en cada país.
No. Puedes contratar los servicios que necesitas y combinarlos según el canal o el tipo de evidencia requerido.
Haz trazables las comunicaciones importantes de tu empresa
Cuéntanos cómo te comunicas con tus clientes y te ayudamos a identificar el canal y las evidencias más adecuados para tu proceso.